Direktionsassistent:in für den Präsidenten (m/w/d)
Zürich, Switzerland
Direktionsassistent:in für den Präsidenten (m/w/d)
80%-100%, Zürich, unbefristet
Das Präsidium ist das strategische und operative Zentrum der ETH Zürich. Unter der Leitung des Präsidenten gestaltet die Schulleitung die Zukunft der Hochschule, fördert Exzellenz in Lehre und Forschung und stärkt die internationale Positionierung. Das Präsidium vertritt die ETH Zürich gegenüber Behörden, Politik und Öffentlichkeit, steuert globale Allianzen und pflegt enge Beziehungen zu Alumni sowie Fördernden.
Stellenbeschreibung
Als Assistentin unseres neuen Präsidenten, Prof. Dr. Günther Dissertori, übernehmen Sie die Verantwortung für die professionelle Führung seines Sekretariats und kümmern sich selbständig und vorausschauend um die administrativen und organisatorischen Aufgaben. Dazu gehören:
- Tagesgeschäft & Agenda: Sie sind verantwortlich für den reibungslosen Tagesablauf, die Planung einer sehr komplexen und dynamischen Agenda sowie die termingerechte, digitale Zuordnung der Unterlagen für die jeweiligen Besprechungen
- Schnittstellenmanagement: Sie sind erste Ansprechperson für Mitarbeitende, Behörden, Politik und externe Anspruchsgruppe und stellen die Erreichbarkeit im Sekretariat des Präsidenten sicher
- Kommunikation & Briefings: Ebenso gehören das selbständige Verfassen von Briefings sowie eine einwandfreie Korrespondenz in Deutsch und Englisch zu Ihren Aufgaben
- Reisemanagement & Projekte: Darüber hinaus arbeiten Sie in kleineren Projekten mit, übernehmen detaillierte Reisevorbereitungen und -buchungen, Organisation von Anlässen und Events
Profil
- Sie haben mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position und bringen eine Weiterbildung als Direktionsassistenz mit Eidg. Fachausweis oder einen vergleichbaren fachlichen Hintergrund mit
- Der Kontakt mit verschiedenen internen und externen Anspruchsgruppen bereitet Ihnen Freude
- Sie arbeiten gerne äusserst selbständig, lösungsorientiert, voraus- und mitdenkend und interessieren sich für die vielschichtigen Zusammenhänge der Prozesse
- Ihre Erfahrung im Organisations-/Projektmanagement setzen Sie in Ihrem Arbeitsalltag gewinnbringend ein
- Im Rahmen Ihrer Aufgaben kommunizieren Sie problemlos und adressatengerecht in Englisch und Deutsch (schriftlich sowie mündlich), Französischkenntnisse sind von Vorteil
- Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse in MS Office, sind sicher im Umgang mit verschiedenen Kollaborationsprogrammen und offen für KI-Anwendungen
- Absolute Zuverlässigkeit, Genauigkeit und Diskretion sind für Sie selbstverständlich
- Ihre hohe Flexibilität und Ihr Gespür für eine zielgerichtete Priorisierung, machen Sie zu einer Bereicherung unseres Teams
Arbeitsort
Arbeitsort
Wir bieten
- Ihr Beruf mit Wirkung: Werden Sie Teil der ETH Zürich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt
- Es erwartet Sie ein dynamisches, internationales und diverses Team
- Kontakte mit interessanten Persönlichkeiten innerhalb und ausserhalb der ETH Zürich
- Sie begegnen den vielfältigen Inhalten und Herausforderungen unseres akademischen Hochschulumfeldes sowie unseren unterschiedlichsten internen Schnittstellen und externen Partnern
- Zahlreiche Vergünstigungen, wie z.B. ÖV-Abonnemente und Car Sharing, ein breites Sportangebot des ASVZ, Kinderbetreuung sowie attraktive Vorsorgeleistungen
Diversität und Nachhaltigkeit sind uns wichtig
Neugierig? Sind wir auch.
Wir freuen uns auf deine Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:
- Motivationsschreiben
- CV
- Arbeitszeugnisse & Diplome
Bitte bewerbe dich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.
Weitere Informationen findest du auf der ETH Zürich-Webseite
Für Auskünfte steht dir Jürg Brunnschweiler, Leiter Stab Präsident, juerg.brunnschweiler@sl.ethz.ch, per E-Mail (keine Bewerbungsunterlagen), gerne zur Verfügung.
Gerne weisen wir darauf hin, dass die Vorselektion durch die verantwortlichen Rekrutierenden und nicht durch künstliche Intelligenz durchgeführt wird.
Für Personalvermittlungen gelten die AGB der ETH Zürich.