Administrative Assistenz an der Professur für Mathematische Informationswissenschaften (m/w/d)
Immigration Policy Lab
Zürich, Switzerland
Administrative Assistenz an der Professur für Mathematische Informationswissenschaften (m/w/d)
40%-50%, Zürich, unbefristet
Am Lehrstuhl für Mathematische Informationswissenschaften wird unter der Leitung von Prof. Dr. Helmut Bölcskei in den Bereichen Künstliche Intelligenz, Maschinelles Lernen und Mathematische Signalverarbeitung geforscht. Die Forschenden haben ein starkes Interesse an der Entwicklung einer mathematischen Theorie der Künstlichen Intelligenz.
Zur Unterstützung der Professur in allen organisatorischen und administrativen Belangen suchen wir per 1. Oktober 2026 oder nach Vereinbarung eine versierte und engagierte Administrative Assistenz.
Stellenbeschreibung
- Sie führen das Sekretariat der Professur selbstständig und unterstützten Prof. Dr. Helmut Bölcskei sowie die Mitarbeitenden in allen administrativen und organisatorischen Belangen
- Ihr vielfältiges Aufgabengebiet umfasst allgemeine Sekretariatsarbeiten, Korrespondenz in Deutsch und Englisch
- Organisation von Dienstreisen und Anlässen (inkl. Buchungen)
- Personalwesen (Verträge, Ein- und Austritte, Betreuung akad. Gäste, etc.)
- Finanzwesen (Kreditoren, Debitoren, Spesen, Erstellung und Überwachung des Budgets, Erstellen von Übersichten und Reports)
- Administration von Hilfsassistierenden
Profil
- Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung und haben mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren administrativen Funktion, idealerweise im Hochschulumfeld
- Sie arbeiten sehr präzise und verfügen über sehr gute mündliche und schriftliche Deutsch- und Englischkenntnisse
- Sie sind dienstleistungsorientiert, diskret und zuverlässig und arbeiten gerne in einem internationalen Umfeld
- Sie beherrschen die gängigen MS-Office-Programme
- Die Stelle setzt eine grosse Eigenverantwortung voraus. Sie schätzen es, Ihr Aufgabengebiet selbstständig zu führen und Verantwortung zu übernehmen
Arbeitsort
Arbeitsort
Wir bieten
- Wir bieten Ihnen eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen, internationalen Umfeld
- Das Institut zeichnet sich aus durch eine offene Atmosphäre und einen freundlichen, kollegialen Umgang
- In Ihrer Funktion an einer der international renommiertesten Universitäten tragen Sie zu exzellenter Lehre und innovativer Forschung bei
- Die ETH Zürich bietet vielfältige Kurse und Weiterbildungsmöglichkeiten, Vergünstigungen wie z.B. ÖV-Abonnemente und Car Sharing, das breite Sportangebot des ASVZ, Kinderbetreuung und attraktive Vorsorgeleistungen
Diversität und Nachhaltigkeit sind uns wichtig
Neugierig? Sind wir auch.
Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:
- Bewerbungsschreiben
- Lebenslauf
- Zeugnisse
Weitere Informationen über die Professur finden Sie auf unserer Webseite. Für Auskünfte steht Ihnen Prof. Dr. Helmut Bölcskei, hboelcskei@ethz.ch, gerne zur Verfügung (keine Bewerbungsunterlagen).
Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.
Gerne weisen wir darauf hin, dass die Vorselektion durch die verantwortlichen Rekrutierenden und nicht durch künstliche Intelligenz durchgeführt wird.
Für Personalvermittlungen gelten die AGB der ETH Zürich.