Assistenz Geschäftsstelle ETH Alumni Vereinigung
Immigration Policy Lab
Assistenz Geschäftsstelle ETH Alumni Vereinigung
50%, Zürich, unbefristet
Die ETH Alumni Vereinigung ist die offizielle Alumni-Organisation der ETH Zürich. Als gemeinnütziger Verein mit 64 Mitgliederorganisationen (MOs) weltweit fördern wir die lebenslange Verbundenheit der ETH-Alumni untereinander und mit ihrer Alma Mater. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir per 1. März 2026 oder nach Vereinbarung eine engagierte und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit als Assistenz Geschäfts- stelle (50 %).
Stellenbeschreibung
- Verantwortung für das Tagesgeschäft der Geschäftsstelle (Post, E-Mail, Teams, Telefon)
- Pflege und Aktualisierung von Kontaktdaten, Verteilern und Stakeholder-Informationen
- Unterstützung beim Management und Monitoring interner Geschäftsprozesse
- Terminführung für Delegiertenversammlung, Vorstand und weitere wiederkehrende Sitzungen
- Logistik für Meetings & Events (Raumreservation, Catering, Technik)
- Vorbereitung und Protokollführung der Delegiertenversammlungen
- Unterstützung im Bereich Benefits und Mitgliederangebote
- Operative Aufgaben im Backend der Vereinsplattform (Benutzerverwaltung, Einstellungen,Support MOs)
- Pflege der Beziehungen zu Kooperationspartnern und internen Schnittstellen
- Bewirtschaftung der Ablage und Führung des Archivs der ETH Alumni Vereinigung
Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (EFZ) oder ähnliche Ausbildungen
- Berufserfahrung in Assistenz-, Vereins- oder Verbandsadministration
- Hohe digitale Kompetenz im Umgang mit webbasierten Tools und Datenbanken
- Sehr gute Deutschkenntnisse, sehr gute Englischkenntnisse
- Strukturierte, zuverlässige und flexible Arbeitsweise
- Bereitschaft zur proaktiven Zusammenarbeit mit Mitgliedern und MOs
- Schnelle Auffassungsgabe und Bereitschaft Verantwortung zu übernehmen
- Organisationstalent, Teamgeist und Freude an Kommunikation
Arbeitsort
Arbeitsort
Wir bieten
- Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen, engagierten Team
- Einblick in das Netzwerk und die Aktivitäten der ETH Alumni Community
- Möglichkeit zur aktiven Mitgestaltung der Prozesslandschaft
- Flexible Arbeitszeiten und moderne Arbeitsbedingungen
- Arbeitsort im Zentrum der ETH Zürich
Neugierig? Sind wir auch.
Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:
- Lebenslauf
- Motivationsschreiben
- Arbeitszeugnisse & Diplome
Bitte senden Sie Ihre Bewerbung an office@alumni-admin.ethz.ch
Weitere Informationen über die ETH Alumni Vereinigung finden Sie auf unserer Webseite. Für Auskünfte steht Ihnen Evangelos Ntritsos (keine Bewerbungsunterlagen), gerne zur Verfügung.