Global Mobility & Onboarding Specialist (m/w/d)
Immigration Policy Lab
Global Mobility & Onboarding Specialist (m/w/d)
80%-100%, Zürich, unbefristet
Die Abteilung Beratung Professorinnen und Professoren ist beim Schulleitungsbereich des Vizepräsidiums für Personalentwicklung und Leadership (VPPL) angesiedelt. Wir begleiten unsere Professor:innen in ihrer persönlichen Entwicklung individuell und strategisch – über alle Phasen ihrer Anstellung hinweg.
Als Teil des VPPL stehen wir für eine inklusive Kultur und Leadership ein, begegnen unseren Mitmenschen auf Augenhöhe, übernehmen gerne Verantwortung, denken und arbeiten vernetzt und haben eine Leidenschaft für innovative Ansätze – dies mit Mut und Leichtigkeit.
Unsere Vision: Gemeinsam befähigen wir Menschen, das Potenzial ihrer selbst und anderer zu entfalten. Hier gelangen Sie zu einem kurzen Video-Interview mit unserer Vizepräsidentin Julia Dannath.
Wir suchen per 1. April 2026 oder nach Vereinbarung eine neue Kollegin oder einen neuen Kollegen für den Bereich Global Mobility & Onboarding.
Stellenbeschreibung
- Onboarding neuer Professor:innen und Familien: Beratung und Abwicklung aller Einreiseformalitäten und Bewilligungen, Betreuung von Relocation-Themen inkl. Budgetierung und -verwaltung sowie administratives Onboarding in ETH-Systemen
- Sie sind erste Ansprechperson für Anliegen der Professor:innen rund um Onboarding und Anstellung
- Sie (co-)organisieren verschiedene, zielgruppenorientierte Anlässe, wie beispielsweise den New Faculty Orientation Event
- Sie unterstützen die Austritts- und Emeritierungsprozesse unserer Professor:innen administrativ
- Sie führen und aktualisieren die elektronischen Professorendossiers eigenständig
- Sie übernehmen diverse weitere administrative und organisatorische Aufgaben innerhalb des Teams
Profil
- Sie besitzen einen höheren Bildungsabschluss und verfügen über mehrere Jahre Berufserfahrung in einer eigenständigen und verantwortungsvollen Position in Bereichen wie Onboarding, Global Mobility, HR und Administration, idealerweise in einem universitären Umfeld in der Schweiz
- Sie verfügen über hervorragende Englisch- und Deutschkenntnisse
- Sie arbeiten versiert zielgruppenorientiert und termingenau mit verschiedenen internen und externen Schnittstellen
- Sie verfügen über ein hohes Mass an Diskretion, Eigenverantwortung, Sozial- und interkultureller Kompetenz im Umgang mit verschiedenen Ansprechpersonen
- Teamfähigkeit und Stressresistenz setzen wir voraus, ebenso wie eine proaktive Denkweise, eine detailorientierte und strukturierte Arbeitsweise und die Fähigkeit, mehrere Projekte und Professor:innen gleichzeitig zu betreuen
- Kenntnisse in SAP, Fiori, Sempro, Profis, InxMail oder ähnlichen Systemen sind von Vorteil
- Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen und funktionsübergreifender Koordination sind wünschenswert
Arbeitsort
Arbeitsort
Wir bieten
- Ihr Beruf mit Wirkung: Werden Sie Teil der ETH Zürich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt
- Eine spannende, vielseitige und verantwortungsvolle Position in einem dynamischen und internationalen Umfeld
- Eine sorgfältige Einarbeitung sowie ein kollegiales, wertschätzendes Umfeld in einem engagierten Team, das sich durch hohe fachliche Kompetenz, gegenseitige Unterstützung und Freude an der Arbeit auszeichnet
- Moderne Arbeitsumgebung mit der Möglichkeit, flexibel an verschiedenen ETH-Standorten in Zürich sowie teilweise im Homeoffice zu arbeiten
- Wir leben: Lifelong Learning
- Vergünstigungen wie z.B. ÖV-Abonnemente und Car Sharing, breites Sportangebot des ASVZ, Kinderbetreuung etc., attraktive Vorsorgeleistungen
Diversität und Nachhaltigkeit sind uns wichtig
Neugierig? Sind wir auch.
Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:
- Motivationsschreiben
- Lebenslauf
- Arbeitszeugnisse und Diplome
Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail oder Postweg können leider nicht berücksichtigt werden.
Das erwartet Sie im Bewerbungsprozess:
- Das erste Gespräch findet mit Dominique Schmutz und Simone Hess (Dual Career & Integration) statt
- Im zweiten Gespräch lernen Sie Madeleine Lüthy (Leiterin Abteilung Beratung für Professorinnen und Professoren) und Dr. Erik Jentges (Stv. Leiter Abteilung Beratung für Professorinnen und Professoren, Austritte & Emeritierungsprozess) kennen
Weitere Informationen zur Abteilung Beratung Professorinnen und Professoren finden Sie hier.
Für Auskünfte steht Ihnen Dominique Schmutz (dominique.schmutz@vppl.ethz.ch) gerne zur Verfügung (keine Bewerbungsunterlagen).
Für Personalvermittlungen gelten die AGB der ETH Zürich.