Administrative:r Assistent:in im Departement Physik (m/w/d)
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Administrative:r Assistent:in im Departement Physik (m/w/d)
30%-60%, Zürich, unbefristet
Das Departement Physik verfolgt eine vielfältige Forschungsagenda und ein breites Unterrichtsprogramm. Diese umfassen sämtliche Bereiche der Physik, von den Grundprinzipien der Natur bis zu innovativen Technologien für die Gesellschaft. Ein Grossteil der rund 1'500 Bachelor-, Master- und PhD-Studierenden, Postdocs und Professor:innen, Lernende sowie wissenschaftlichen und Service-Mitarbeitenden ist dabei auf die ein oder andere Art in die experimentelle Forschung involviert.
Die Technischen Betriebe haben, einschliesslich der assoziierten Berufsbildung, die optimale Unterstützung der Forschungs- und Lehraufgaben des Departements als oberstes Ziel. Zur administrativen Unterstützung dieser beiden Bereiche suchen wir per 1. November 2025 oder nach Vereinbarung eine motivierte Verstärkung.
Stellenbeschreibung
Als Administrative Assistenz unterstützen Sie den Leiter Technische Betriebe sowie die einzelnen Betriebsleiter. Sie stellen sicher, dass alle Abläufe reibungslos funktionieren. Ihr vielseitiges Aufgabengebiet umfasst:
- Sie sind die erste Ansprechperson für alle administrativen Anliegen der technischen Betriebe und stellen deren reibungslose administrative Unterstützung sicher
- Sie übernehmen die Organisation von Besprechungen, Workshops und anderen Events
- Sie unterstützen die Betriebe aktiv in der Personaladministration (HR-Workflows, Zeugnisse, Mutationen und Verrechnungen)
- Sie bearbeiten das Jahresbudget, erstellen Prognosen und sind verantwortlich für die Verbuchung von Spesen und Lieferantenrechnungen
- Sie betreuen den Inhalt der Webseiten der technischen Betriebe und Berufsbildung am D-PHYS
- Sie übernehmen die Planung und Durchführung von jährlichen internen Anlässen wie Weihnachtsfeiern und Grillfesten
- Bei Abwesenheit übernehmen Sie die Stellvertretung für die Departementsadministration und werden im Gegenzug ebenfalls vertreten
Profil
Sie sind eine gut organisierte und zuverlässige Persönlichkeit mit einem hohen Mass an Eigenverantwortung. Idealerweise bringen Sie folgende Qualifikationen mit:
- Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (KV, EFZ) oder eine vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren administrativen Funktion
- Sicherer und routinierter Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen sowie Freude am Umgang mit neuen Tools. SAP-Kenntnisse von Vorteil.
- Stilsichere Deutschkenntnisse (mündlich und schriftlich) und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Eine eigenständige, strukturierte, proaktive und zuverlässige Arbeitsweise, hohes Qualitätsbewusstsein, sowie ausgeprägtes Organisationstalent
- Freundlich und aufgeschlossen mit einem hohes Mass an Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
- Freude an der Zusammenarbeit und Kommunikation über verschiedene ETH-Bereiche hinweg
Arbeitsort
Arbeitsort
Wir bieten
- Flexible Gestaltung der Arbeitstage in Absprache mit dem Vorgesetzte
- Vielfältige interne Weiterbildungsmöglichkeiten mittels Kursen oder dem Lifelong Learning Hub, sowie Unterstüzung bei externen Weiterbildungen
- Ein super Arbeitsumfeld auf dem Campus Hönggerberg mit div. Zusatzangeboten wie Vergünstigungen, z.B. ÖV-Abonnemente und Car Sharing, ein breites Sportangebot des ASVZ, Kinderbetreuung sowie attraktive Vorsorgeleistungen
- Ein flexibles Jahresarbeitszeitmodell
- Ein freundliches, engagiertes und hilfsbereites D-PHYS Team
- Ihr Beruf mit Wirkung: Werden Sie Teil der ETH Zürich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt
Diversität und Nachhaltigkeit sind uns wichtig
Neugierig? Sind wir auch.
Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:
- Lebenslauf
- Zeugnisse
Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.
Weitere Informationen finden Sie auf unserer Webseite. Für Auskünfte steht Ihnen Nicole Kalas, nkalas@phys.ethz.ch (keine Bewerbungsunterlagen), gerne zur Verfügung.
Gerne weisen wir darauf hin, dass die Vorselektion durch die verantwortlichen Rekrutierenden und nicht durch künstliche Intelligenz durchgeführt wird.
Für Personalvermittlungen gelten die AGB der ETH Zürich.