Responsabilités principales

1. Gestion Administrative

• Veille, en coordination avec le bureau de Bunia, au respect des obligations légales et réglementaires applicables aux activités de FHI 360.

• Assure le suivi administratif et le renouvellement des documents officiels de l’organisation (certificat d’enregistrement, accord-cadre, arrêtés ministériels, autorisations administratives, etc.).

• Assure la liaison entre FHI 360 et les administrations provinciales compétentes dans le cadre de la gestion des taxes et obligations administratives locales.

• Gère les contrats de bail, les conventions d’hébergement et les relations administratives avec les hôtels et prestataires concernés.

• Participe aux contrôles et inspections administratifs réalisés par les autorités compétentes, en coordination avec le département des Ressources Humaines.

• Garantit l’archivage physique et électronique de l’ensemble des documents administratifs de la base.

• Se tient informé(e) de manière proactive des évolutions du cadre légal, réglementaire et administratif pouvant affecter les activités de l’organisation.

2. Gestion des voyages et déplacements

• Prépare les ordres de mission et veille à leur validation par le Finance and Operations Manager afin de faciliter les déplacements du personnel.

• Coordonne, en collaboration avec le département logistique, l’organisation des arrivées, des accueils et des départs à l’aéroport pour le personnel national, international et les visiteurs.

• Assure la préparation administrative des missions et déplacements du personnel expatrié, notamment en matière de visas, autorisations, hébergement et autres dispositions nécessaires.

• Veille à la disponibilité et à la conformité des documents requis pour les déplacements professionnels.

3. Appui à la gestion d’équipe et à la conformité

• Veille à la bonne compréhension et à l’application des politiques, procédures et règlements internes de FHI 360 par les membres de l’équipe de Bunia.

• Sensibilise l’équipe au respect des principes éthiques, des règles de conduite et des exigences de conformité de l’organisation.

• S’assure du respect des procédures et mesures de sécurité applicables sur la base.

• Signale sans délai à sa hiérarchie tout manquement aux règles de sécurité, aux exigences légales ou aux politiques institutionnelles.

4. Communication, reporting et audit

• Participe activement aux réunions du département des Services de Support.

• Prépare et transmet les rapports administratifs mensuels, trimestriels et annuels requis, en coordination avec le département des Ressources Humaines.

• Communique de manière claire, précise et en temps opportun avec les employés sur les questions administratives relevant de son champ de responsabilité.

• Appuie la coordination des Ressources Humaines lors des audits internes et externes ainsi que lors des missions de contrôle ou d’évaluation.

• Alerte sa hiérarchie de toute situation susceptible de compromettre le respect des politiques institutionnelles ou des valeurs de FHI 360.

4. Autres

• Peut être amené(e) à exécuter toute autre tâche compatible avec ses fonctions, à la demande de son superviseur, en fonction des besoins opérationnels de l’organisation.

Formation et expérience

• Titulaire d’un diplôme universitaire (BAC minimum) en gestion des entreprises ou diplôme équivalent.

• Au moins 3 ans d’expérience professionnelle significative sur un poste similaire.

• Au moins 1 ans d’expérience préalable au sein d’une ONG internationale serait un atout.

• Maîtrise des outils standards informatiques (Word, Excel).

• Maîtrise du swahili et du français (lu, parlé et écrit).

• La maitrise de l’anglais est un atout.

• Sens des priorités et des responsabilités, forte capacité organisationnelle.

• Grande capacité relationnelle et de communication.

• Capacité d’écoute.

• Savoir être et esprit d’équipe.

• Capacité à travailler sous pression et dans un environnement multiculturel.

• Autonomie, proactivité.

Critères Minima de Recrutement

FHI 360 offre une rémunération compétitive et est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances. Tout(e) candidat(e) intéressé(e) est prié(e) de soumettre sa lettre de motivation ainsi que son Curriculum Vitae détaillé mis à jour (titre, fonctions occupées, période, tâches et responsabilités) avec au moins trois références professionnelles vérifiables (avec mention de leurs fonctions, adresses électroniques et numéros de téléphone), ainsi que les copies des Diplômes, Attestations de fin de services rendus. Il est également demandé aux candidat(e) d’annexer leurs cartes de demandeur d’emploi.

The expected hiring salary range for this role is USD 13,000 - 18,000 annually for gross salary (basic and allowances) for national local hire; When determining an offer amount, FHI 360 factors in multiple considerations, including but not limited to: relevant years of experience and education possessed by the applicant, internal equity, market pay, and budget. For internal candidates, salary placement will also follow FHI 360’s current promotional increase guidelines.