Sous la supervision du/de Manager des achats et logistique, le/la chargé(e) d’achats et logistique assure l’approvisionnement et la livraison en temps voulu des biens et services nécessaires au fonctionnement du projet. Il/elle veille à l’obtention du meilleur rapport qualité-prix et garantit la gestion efficace des activités logistiques conformément aux procédures en vigueur.

Responsabilités principales

• Garantie un approvisionnement efficace, efficient et dans les délais requis, dans le strict respect des politiques et procédures d’approvisionnement de FHI 360.

• Élabore, met en œuvre et surveille le plan d’approvisionnement en veillant à l’alignement au budget approuvé et a son respect par les départements utilisateurs.

• Promeut et applique les principes d’optimisation des ressources (« Value for Money ») dans l’ensemble des processus d’approvisionnement afin de garantir l’utilisation efficiente des fonds de l’organisation.

• Réalise des études de marché.

• Développe et entretient des relations de partenariat solides avec les fournisseurs et les clients internes.

• Coordonne et gère le processus annuel de préqualification des fournisseurs.

• Définit, en collaboration avec les départements concernés et les utilisateurs finaux, les spécifications techniques et les critères de qualité des biens et services requis.

• Prépare les dossiers d’appel d’offres, les demandes de propositions et toute autre documentation nécessaire aux processus d’acquisition.

• Coordonne la réception, l’ouverture et l’évaluation des devis, offres et propositions relatifs à l’acquisition de biens, services et travaux.

• Assure le secrétariat du Comité d’évaluation des offres et prépare la documentation requise pour les comités compétents chargés de l’attribution des marchés et de la gestion des actifs.

• Prépare, administre et assure le suivi des contrats fournisseurs, des bons de commande et de tout autre document d’engagement en collaboration avec le Finance and Operations Director, en veillant à leur conformité juridique ainsi qu’au respect des politiques et procédures de FHI 360, et les soumet aux niveaux d’approbation requis.

• Soumet les dossiers d’approvisionnement, contrats et bons de commande aux services concernés pour le traitement des paiements.

• Assure le suivi et l’évaluation de la performance de la chaîne d’approvisionnement, analyse régulièrement les processus en place et recommande des mesures d’amélioration visant à renforcer leur efficacité, leur efficience et leur performance globale.

• Effectue les contrôles nécessaires afin de garantir la qualité, la conformité et la sécurité des biens et services acquis.

• Supervise la gestion des stocks et des immobilisations, notamment le suivi des mouvements d’actifs, leur inventaire, leur stockage, leur transfert, leur mise au rebut ou leur cession conformément aux procédures établies.

• Assure la tenue et l’archivage rigoureux des dossiers d’approvisionnement, notamment les appels d’offres, évaluations, contrats, bons de commande et correspondances associées.

• Facilite la réalisation des audits annuels de passation des marchés ainsi que toute autre mission de revue ou de contrôle des processus d’approvisionnement.

• Veille à la mise en place et au suivi de la couverture d’assurance de l’ensemble des actifs et équipements de FHI 360.

• Assure l’appui logistique aux activités des projets, notamment en matière de transport, d’organisation des visites de terrain, d’ateliers, de réunions et d’autres événements.

• Planifie et supervise les opérations de maintenance préventive et corrective.

• Supervise la réalisation des inventaires physiques mensuels et revoie les rapports mensuels d’activités logistiques.

• Supervise deux Assistant(e)s logistique.

• Peut être amené(e) à exécuter toute autre tâche compatible avec ses fonctions, à la demande de son superviseur, en fonction des besoins opérationnels du projet.

Formation et expérience

• Titulaire d’une licence avec une spécialisation en logistique/chaine d’approvisionnement.

• 3 à 5 ans d’expérience professionnelle dans le domaine des achats et de la logistique.

• Expérience antérieure de travail avec une agence des Nations Unies (OMS, UNICEF, OCHA) ou une organisation internationale non gouvernementale préférable.

• Une expérience dans le domaine de la réponse d'urgence et humanitaire est un atout considérable.

• Une expérience de travail au sein de programmes financés par le gouvernement américain est un atout considérable.

• Maîtrise du français (lu, parlé et écrit), maitrise du Swahili préférable.

• La maitrise de l’anglais est un atout.

• Bonne compréhension des normes minimales internationales et nationales de services dans les contextes humanitaires.

• Bonne capacité à gérer des délais serrés et à exécuter un large volume de travail avec un minimum ou pas de supervision.

• Excellente maitrise de Microsoft Excel.

Critères Minima de Recrutement

FHI 360 offre une rémunération compétitive et est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances. Tout(e) candidat(e) intéressé(e) est prié(e) de soumettre sa lettre de motivation ainsi que son Curriculum Vitae détaillé mis à jour (titre, fonctions occupées, période, tâches et responsabilités) avec au moins trois références professionnelles vérifiables (avec mention de leurs fonctions, adresses électroniques et numéros de téléphone), ainsi que les copies des Diplômes, Attestations de fin de services rendus. Il est également demandé aux candidat(e) d’annexer leurs cartes de demandeur d’emploi.

The expected hiring salary range for this role is USD 22,000 - 33,000 annually for gross salary (basic and allowances) for national local hire; When determining an offer amount, FHI 360 factors in multiple considerations, including but not limited to: relevant years of experience and education possessed by the applicant, internal equity, market pay, and budget. For internal candidates, salary placement will also follow FHI 360’s current promotional increase guidelines.