Contexte

FHI 360 est une organisation à but non lucratif dédiée au développement humain qui s'engage à améliorer durablement les conditions de vie en proposant des solutions intégrées et adaptées au contexte local. Notre personnel comprend des experts dans les domaines de la santé, de l'éducation, de la nutrition, de l'environnement, du développement économique, de la jeunesse, de la recherche, de la technologie, de la communication et du marketing social, créant ainsi un ensemble unique de compétences pour relever les défis interdépendants du développement actuel.

Résumé du poste

Sous la supervision du Responsable des Opérations, le/la Chargé(e) Principal(e) des Achats pilote l'ensemble des activités d'approvisionnement en matériaux, pièces et équipements pour FHI 360 au Burkina Faso. Il/elle soumet et traite les bons de commande dans le strict respect des politiques et procédures en vigueur, tout en assurant le contrôle des coûts, des délais et des performances du service afin de garantir la régularité des validations et des paiements. En étroite collaboration avec les différents services de l'organisation, il/elle coordonne les activités d'achat de manière à maintenir les niveaux de stock conformément aux objectifs fixés.

Compétences et responsabilités

• Piloter le processus d'achats dans les délais impartis, en veillant à la disponibilité et à l'exhaustivité des informations nécessaires (collecte de données, respect des échéances de soumission et coordination interne).

• Élaborer, mettre en œuvre et surveiller le plan d’approvisionnement.

• Élaborer et actualiser la mercuriale des prix ainsi que la base de données fournisseurs, en conformité avec les politiques de l'organisation.

• Garantir la redevabilité intégrale du processus d'approvisionnement, de la validation des commandes d'achat jusqu'à la livraison et à la transmission des demandes de paiement au service des finances.

• Assurer une planification proactive des besoins en achats, anticiper les risques potentiels et proposer des mesures correctives afin de prévenir tout impact sur les opérations du projet.

• Concevoir et mettre en œuvre des processus et des outils visant à renforcer la transparence, la conformité et l'efficacité des procédures d'achat, sur la base d'une analyse continue des pratiques en vigueur.

• Veiller à la bonne application des politiques et procédures organisationnelles ainsi que des réglementations gouvernementales applicables aux achats, et en assurer la diffusion auprès de la direction, du personnel et des fournisseurs.

• Contribuer à l'élaboration et à la révision des procédures et politiques opérationnelles en matière d'approvisionnement.

• Interagir avec les parties prenantes internes et externes afin de s'assurer que les activités d'achat sont conformes aux réglementations en vigueur et aux procédures internes de l'organisation.

• Conduire des audits internes avec le service des comptes fournisseurs en vue de vérifier la conformité aux politiques d'achat.

• Proposer les membres de comite d’analyse des offres, collecter les notes individuelles, organiser la compilation et aider à rédiger le mémo de sélection qui retrace fidèlement toutes les étapes et historiques du processus.

• Comparer les prix, les spécifications techniques et les délais de livraison afin d'identifier l'offre la plus avantageuse.

• Superviser la préparation des commandes et en assurer le suivi pour garantir leur livraison dans les meilleurs délais.

• Collaborer avec le siège afin d'assurer l'examen et l'approbation appropriés des marchés.

• Veiller à la mise à jour régulière du suivi dans le module Global Procurement du système EpiC.

• Contrôler les livraisons afin de s'assurer de la conformité des marchandises reçues aux spécifications contractuelles.

• Examiner les bons de commande pour en vérifier l'exactitude, la terminologie et les spécifications techniques.

• Vérifier et approuver les factures relatives aux commandes émises.

• Superviser la mise à jour du tracker des engagements contractuels.

• Assurer les rapprochements mensuels des inventaires à soumettre à l'examen du Responsable des opérations et du Directeur des finances.

• Assurer le suivi continu et rigoureux des inventaires.

Connaissances et compétences

• Solides connaissances des méthodes et procédures d’achat.

• Connaissance pratique des politiques et normes de l'entreprise en matière de services d’achat.

• Excellentes compétences en communication orale et écrite.

• Maîtrise de Microsoft Office et des logiciels informatiques.

• Compétences avérées en matière d'analyse et de résolution de problèmes.

• Capacité à analyser et à interpréter des données, à identifier des erreurs et à préparer des rapports.

• Capacité à bien travailler avec les autres et de manière indépendante.

Formation et expérience

• Licence ou équivalent international en administration des affaires ou dans un domaine connexe.

• Plus de 5 ans d'expérience dans le domaine des achats et du soutien administratif.

• Au moins 3 années d’expérience dans la supervision d’équipe (1 à 2 personnes)

• Capacité à s'exprimer clairement, de manière professionnelle et à communiquer de manière claire et positive avec les clients et le personnel.

• Capacité à lire, écrire et parler couramment le français.

• Maitrise professionnelle de l’anglais préférée.

• Expérience préalable dans une organisation non gouvernementale (ONG) préférée.

• Une certification en Achats est un atout.

• Exigences physiques habituelles

• Environnement de bureau classique.

• Capacité à passer de longues heures devant un écran d'ordinateur et à effectuer des tâches répétitives au clavier.

• Capacité à rester assis et debout pendant de longues périodes.

Technologies à utiliser

• Ordinateur personnel, Microsoft Office 365 (c'est-à-dire Word, Excel, PowerPoint, Skype/TEAMS, messagerie électronique), téléphone de bureau, téléphone portable et imprimante/photocopieuse.

Déplacements

• Moins de 10%

Dossiers de candidature

Les dossiers de candidature doivent contenir exclusivement les pièces suivantes :

• Un CV de 4 pages maximum détaillé, actualisé et signé ;

• Une lettre de motivation de 2 pages maximum datée et signée ;

• Les coordonnés (noms & prénoms, numéro de téléphone, adresse et fonction) de trois (3) personnes de référence ;

• Une photocopie du diplôme requis.

The expected hiring salary range for this role is XOF 9,000,000 - 11,000,000 annually for basic salary. When determining an offer amount, FHI 360 factors in multiple considerations, including but not limited to: relevant years of experience and education possessed by the applicant, internal equity, market pay, and budget.

This job posting summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time.

FHI 360 is an equal opportunity and affirmative action employer whereby we do not engage in practices that discriminate against any person employed or seeking employment based on race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national or ethnic origin, age, marital status, physical or mental disability, protected Veteran status, or any other characteristic protected under applicable law.

Our values and commitments to safeguarding: FHI 360 is committed to preventing any type of abuse, exploitation and harassment in our work environments and programs, including sexual abuse, exploitation and harassment. FHI 360 takes steps to safeguard the welfare of everyone who engages with our organization and programs and requires that all personnel, including staff members and volunteers, share this commitment and sign our code of conduct. All offers of employment will be subject to appropriate screening checks, including reference, criminal record and terrorism finance checks. FHI 360 also participates in the Inter-Agency Misconduct Disclosure Scheme (MDS), facilitated by the Steering Committee for Humanitarian Response. In line with the MDS, we will request information from job applicants’ previous employers about any substantiated findings of sexual abuse, exploitation and/or harassment during the applicant’s tenure with previous employers. By applying, job applicants confirm their understanding of these recruitment procedures and consent to these screening checks.

FHI 360 will consider for employment all qualified applicants, including those with criminal histories, in a manner consistent with the requirements of applicable state and local laws.

FHI 360 will never ask you for your career site username or password, and we will never request money, goods or services during the application, recruitment or employment process. If you have questions or concerns about correspondence from us, please email CareerCenterSupport@fhi360.org.

FHI 360 fosters the strength and health of its workforce through a competitive benefits package, professional development and policies and programs that support a healthy work/life balance. Join our global workforce to make a positive difference for others — and yourself.

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