À propos de FHI 360 :

FHI 360 est une organisation à but non lucratif dédiée au développement humain qui s'engage à améliorer durablement les conditions de vie en proposant des solutions intégrées et adaptées au contexte local. Notre personnel comprend des experts dans les domaines de la santé, des menaces pour la santé publique, de l'éducation, de la nutrition, de l'environnement, du développement économique, de la société civile, de la jeunesse, de la recherche, de la technologie, de la communication et du marketing social, créant ainsi un ensemble unique de compétences pour relever les défis interdépendants du développement actuel.

Le programme Global Health Security (GHS) du gouvernement américain (USG) fournit une aide vitale pour prévenir, détecter et répondre aux menaces de maladies infectieuses qui présentent des risques pour la santé publique et pourraient coûter des vies. Dans le cadre du programme GHS de l'USG, l'activité Strengthening Infectious disease Détection Systems (STRIDES) fait progresser les efforts intersectoriels visant à identifier, gérer et répondre avec succès aux menaces de maladies infectieuses, à détecter et prévenir de nouvelles épidémies, et à instaurer la confiance dans les structures et les services de détection et de surveillance des maladies d'un pays.

Résumé du poste

Niveau débutant/d'introduction dans la carrière d'adjoint administratif. Les principales fonctions du poste consistent en une série de tâches de soutien administratif effectuées sous différents degrés de supervision pendant la période d'apprentissage. Le poste exige une connaissance générale des politiques et procédures organisationnelles et départementales, ainsi que la capacité de communiquer des informations concernant les programmes, les fonctions et les services. Les tâches effectuées sont routinières et peuvent inclure la préparation de documents et de rapports, l'utilisation de technologies de bureau, la compilation de dossiers, l'organisation et la tenue de fichiers, la publication d'informations, l'accueil/l'orientation/l'assistance d'autres personnes, la distribution du courrier et la photocopie.

L'éventail des tâches comprend, sans s'y limiter, la collecte et la vérification de données, la synthèse et le rapprochement d'informations ou de données financières, la gestion des dossiers, l'examen et le traitement, la recherche et l'inventaire.

Remarque : ce poste consiste généralement à soutenir un petit projet/une petite fonction, à fournir un soutien à plusieurs équipes/fonctions ou à faire partie d'une équipe de personnel administratif qui soutient une équipe ou un département chargé d'un projet de grande envergure/très complexe.

Responsabilités :

• Effectuer des tâches administratives générales et courantes.
• Sert de point de contact principal pour les contributions des contacts internes et externes.
• Fournit un excellent service à la clientèle, dans une attitude amicale et professionnelle, aux clients internes et externes.
• Vérifie l'exhaustivité et l'exactitude des données et des informations à l'aide de directives standard ; accomplit ses tâches en prêtant attention aux détails.
• Prend des messages ou répond aux questions courantes et inhabituelles.
• Joue le rôle de « gardien » des plannings, détermine les besoins et gère les conflits d'horaires avec professionnalisme.
• Travaille en collaboration avec d'autres assistants administratifs pour assurer une couverture de secours et apporter son aide en cas de besoin.
• Fournit un soutien administratif aux membres de l'équipe pour la photocopie, la télécopie et les envois postaux à grande échelle.
• Répond aux demandes d'assistance administrative du personnel selon les besoins.
• Configure et gère les fichiers, prépare les rapports, les présentations et les graphiques, fournit les fournitures de bureau aux employés, effectue la saisie de données, relit et compile des rapports spéciaux.
• Reçoit et distribue le courrier entrant et coordonne le courrier sortant, y compris les services de messagerie et la distribution du courrier interne.
• Planifie les réunions et s'occupe de leur organisation.
• Aide à la préparation du matériel pour les réunions et les conférences.
• Fournit un soutien aux réunions selon les besoins (par exemple, réservation de salles de conférence, coordination de la restauration, logistique).
• Prépare et tient à jour la documentation, les plans, les rapports, les calendriers, les bases de données, les feuilles de calcul, les registres, etc. afin de soutenir les fonctions.
• Les tâches varient en fonction du service et/ou du domaine fonctionnel. Peut être amené à gérer des projets spéciaux et à effectuer des tâches de recherche et d'analyse de données.
• Accomplit d'autres tâches qui lui sont assignées.

Connaissances et compétences appliquées :

• Fait preuve d'une compréhension de base du domaine de spécialisation, des procédures, méthodes et pratiques du programme, y compris la connaissance des responsabilités du programme et du personnel.
• Utilise des systèmes de classement et de données, des fonctions et/ou des procédures établis qui nécessitent une connaissance du programme.
• Comprend les logiciels utilisés pour exécuter les fonctions quotidiennes.
• Utilise des logiciels bureautiques de base, des systèmes d'information et du matériel de bureau pour accéder à des informations standard, les saisir et les vérifier.
• Communique clairement les informations au personnel, aux clients et/ou au public concernant les services, les processus et les procédures en utilisant les directives prescrites ou établies.
• Utilise la terminologie spécifique au programme.
• Recueille les informations facilement accessibles dans les dossiers du bureau pour rédiger des courriels, des notes de service et d'autres documents.
• Capacité à relire des documents pour vérifier la grammaire, l'orthographe, la ponctuation et la mise en forme de base.
• Capacité à recueillir, recommander et résumer des données pour des rapports, trouver des solutions à divers problèmes administratifs et hiérarchiser les tâches.
• Nécessite une attention particulière aux détails lors de la rédaction, de la saisie et de la relecture de documents, de la définition des priorités et du respect des délais.
• Enregistre et documente les informations avec précision.

Résolution de problèmes et impact :

• Identifie et reconnaît les problèmes qui ont déjà eu lieu et dont l'impact est limité.
• Fournit un excellent service à la clientèle, avec une attitude amicale et professionnelle, aux clients internes et externes.
• Détecte facilement et rapidement les erreurs au sein de l'unité de travail immédiate, ce qui entraîne des perturbations ou des dépenses mineures pour les corriger.

Supervision donnée/reçue :

• Reçoit normalement des instructions détaillées sur toutes les tâches à accomplir.
• Supervision étroite impliquant des instructions détaillées et un contrôle fréquent des performances professionnelles.
• Les contacts se font principalement au sein de l'unité de travail immédiate.
• Les contacts consistent à obtenir ou à fournir des informations nécessitant peu d'explications ou d'interprétation.

Formation :

• Bac +2 en administration ou tout autre diplôme connexe ou équivalent international, ou encore une combinaison équivalente d'études et/ou d'expérience pertinentes suffisante pour remplir avec succès les principales responsabilités du poste.
• Cette description de poste résume les principales fonctions du poste.
• Elle ne prescrit ni ne limite les tâches exactes qui peuvent être assignées pour remplir ces fonctions.
• Ce document ne doit en aucun cas être interprété comme un contrat de travail.
• La direction se réserve le droit de revoir et de réviser ce document à tout moment.

NB :

• Cette description de poste résume les principales fonctions du poste.
• Il ne prescrit ni ne restreint là les tâches précises qui peuvent lui être confiées pour mener à bien ces tâches.
• Ce document ne doit pas être interprété de quelque manière que ce soit pour représenter un contrat de travail.
• La direction se réserve le droit de revoir et de réviser ce document à tout moment.

Expérience :

• Nécessite généralement 1 à 3 ans d'expérience pertinente.
• Exigences physiques habituelles :
• Environnement de bureau classique.
• Capacité à passer de longues heures devant un écran d'ordinateur et à effectuer des tâches répétitives au clavier.
• Capacité à rester assis ou debout pendant de longues périodes.
• Capacité à soulever/déplacer jusqu'à 5 kg.

Technologies à utiliser :

• Ordinateur personnel/portable, applications Microsoft (c'est-à-dire Office 365, SharePoint, Skype/Zoom/Teams), téléphone portable/technologie mobile et équipement de bureau standard.

Déplacements requis :

• Moins de 10 %

The expected hiring salary range for this role is XOF 7,500,000 - 9,500,000 annually for basic salary. When determining an offer amount, FHI 360 factors in multiple considerations, including but not limited to: relevant years of experience and education possessed by the applicant, internal equity, market pay, and budget.

This job posting summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time.

FHI 360 is an equal opportunity and affirmative action employer whereby we do not engage in practices that discriminate against any person employed or seeking employment based on race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national or ethnic origin, age, marital status, physical or mental disability, protected Veteran status, or any other characteristic protected under applicable law.

Our values and commitments to safeguarding: FHI 360 is committed to preventing any type of abuse, exploitation and harassment in our work environments and programs, including sexual abuse, exploitation and harassment. FHI 360 takes steps to safeguard the welfare of everyone who engages with our organization and programs and requires that all personnel, including staff members and volunteers, share this commitment and sign our code of conduct. All offers of employment will be subject to appropriate screening checks, including reference, criminal record and terrorism finance checks. FHI 360 also participates in the Inter-Agency Misconduct Disclosure Scheme (MDS), facilitated by the Steering Committee for Humanitarian Response. In line with the MDS, we will request information from job applicants’ previous employers about any substantiated findings of sexual abuse, exploitation and/or harassment during the applicant’s tenure with previous employers. By applying, job applicants confirm their understanding of these recruitment procedures and consent to these screening checks.

FHI 360 will consider for employment all qualified applicants, including those with criminal histories, in a manner consistent with the requirements of applicable state and local laws.

FHI 360 will never ask you for your career site username or password, and we will never request money, goods or services during the application, recruitment or employment process. If you have questions or concerns about correspondence from us, please email CareerCenterSupport@fhi360.org.

FHI 360 fosters the strength and health of its workforce through a competitive benefits package, professional development and policies and programs that support a healthy work/life balance. Join our global workforce to make a positive difference for others — and yourself.

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