TITRE : Operations Manager/ Gestionnaire des Operations

PROGRAMME/BUREAU : FHI360- Togo

SUPERVISEUR : Directrice Administrative et Financière Régionale

TYPE DE CONTRAT : Locale, CDD

FHI 360 est une organisation de développement humain à but non lucratif dédiée à améliorer les vies de manière durable par l'avancement de solutions intégrées, conduites localement. Le personnel comprend des experts en santé, éducation, nutrition, environnement, développement économique, société civile ; en genre, jeunesse, recherche et technologie, créant ainsi un mix unique de capacités pour relever les défis du développement.

Dans le cadre de la mise en œuvre du projet « Ending Aids in West Africa : #EAWA » et le projet EPIC, FHI 360 recherche actuellement pour le bureau du Togo, des candidats qualifiés pour le poste de Operations Manager/ Gestionnaire des Operations.

Description Globale :

Le Gestionnaire des Operations est responsable de la gestion du département administratif et financier de FHI360 au Togo ; des outils de gestions financière et comptable, protocoles d'entente non financiers et divers outils contractuels pour la gestion administrative et financière du projet.

RESPONSABILITÉS :

Gestion globale des aspects opérationnels des projets mises en œuvre par FHI360 au Togo.

Ce rôle sera largement axé sur la gestion d'équipes diverses, la proactivité et la planification, ainsi que sur l'application et la compréhension des réglementations et des exigences du pays, des donateurs et de l'entreprise. Le Gestionnaire des Opérations est responsable de la qualité, du volume et du délai d’exécution des activités des différents services tels que : Finances, Logistique, Subventions, et Achats.

Management d'équipes diverses

• Pouvoir procéder à l’analyse, la revue, l'adaptation des processus/outils en place afin de maximiser/optimiser l’utilisation des ressources mise à la disposition de projet (biens, finances, ressources humaines, etc).
• Assurer un support optimal afin que les opérations/ activités du projet soient mises en œuvre avec diligence et en conformité aux procédures et règlements.
• Pour chacune des équipes/départements supervisés (Finances, Logistique, Subventions, Achats) assurer les points suivants :
  • Assurer la disponibilisation et la gestion efficiente des ressources nécessaires (humaines, temps, outils)
  • Assurer le coaching et renforcement de capacité à chaque niveau des départements opérationnels ;
  • Assurer l'examen, la revue et la validation initiale pour tous les documents et livrables avant qu'ils ne soient finalisés, envoyés pour signature ou examen/approbations supplémentaires.
  • Superviser la gestion et la conformité des documents contractuels
  • Veiller au respect des procédures
  • Fixer des objectifs en fonction du contexte de l'individu et du projet
  • Faire un suivi régulier de l'atteinte des objectifs, y compris des évaluations standard et intermédiaires

• Assurer le pilotage des départements/services supervisés, et le leadership de l'équipe
• Avoir une maitrise globale des besoins généraux du projet ainsi que des priorités et des contextes des différents départements - ajustement et adaptation, liaison avec le DAF régional pour le soutien nécessaire

• Rechercher continuellement des opportunités pour former et coacher les membres de l'équipe
• Être pluridisciplinaire compte tenu des différents services à superviser (Finances, Subventions, Achats, Logistique)

Règlements

• Démontrer une compréhension des réglementations et des lois régissant le pays
• Démontrer une compréhension et être capable d'interpréter et d'appliquer les réglementations et politiques USG/PEPFAR et FHI360
• En cas d'incohérence ou d'incompatibilité apparente avec le contexte et les réglementations, compléter l'analyse et proposer des solutions pour adresser les gaps, afin de garantir la bonne mise en œuvre du projet
• Être familier avec l'utilisation de manuels d'opérations comme référentiels afin de pouvoir veiller à leur stricte application

Communication

• La proactivité est requise dans la communication, les actions, et la gestion
• En tant que manager, la personne sélectionnée devra effectuer
  • Des analyses de problèmes
  • Être responsable des résultats et des défis au sein des services supervises- en cherchant en permanence des moyens d'améliorer la capacité de son équipe à fournir les livrables avec l'exigence de qualité et dans les délais requis
  • Assurer une information claire et opportune jusqu'à la haute direction, ainsi que la diffusion vers les membres concernés de l'équipe
• Gérer de manière indépendante les livrables, les priorités, et autres éléments dans les délais requis
• Effectuer d'autres tâches connexes qui lui seront assignées.

Exigences :

• Justifier d’un diplôme supérieur dans le domaine de gestion, administration, finances, ou autres disciplines assimilées.
• Justifier d’une expérience minimum de 7 ans en gestion de divers services/départements au bureau (de préférence supplémentaire d'au moins 1 an dans chacun des domaines spécifiques suivants : finance, achats, subventions, logistique, RH)
• Expérience de travail avec des bailleurs internationaux, en priorité avec le gouvernement américain, PEPFAR, dans des rôles impliquant la réglementation
• Expérience dans l'élaboration et le suivi de budgets (préférence gestion de plusieurs sources de financement)
• 3 ans de supervision requis, 5 ans de préférence
• Expérience dans la mise en place ou de la modification de procédures ou de politiques pour s'aligner sur les besoins du projet et de l'organisation
• Proactivité démontrée dans l'activité ainsi que la gestion du personnel
• Maîtriser le package Microsoft (Word, Excel, Outlook - un logiciel supplémentaire est un plus)
• Préférence : utilisation de SharePoint - configuration de documents et de dossiers partagés

• Répondre aux demandes de renseignements de façon indépendante et donner suite aux demandes de manière efficace.
• Avec une supervision minimale, gérer efficacement un volume élevé de flux de travail.
• Capacité d’être flexible et chercher les solutions créatives pour avancer le projet
• Proactivité, expérience dans le planification et gestion des taches d’une équipe diverse
• Capacité de voyager au besoin.

Dossier de candidature :

Il n'y a aucun coût pour postuler, et FHI360 ne demandera ni n'acceptera jamais d'argent relatif à une demande d'emploi.

FHI 360 offre une rémunération compétitive. FHI 360 est un employeur qui souscrit à l’égalité des chances. FHI 360 est un employeur d'égalité d'emploi et d'action positive par lequel nous ne nous engageons pas dans des pratiques discriminatoires à l'égard de toute personne employée ou à la recherche d'un emploi fondé sur la race, la couleur, la religion, le sexe, l'orientation sexuelle, l'identité de genre, l'origine nationale ou ethnique, l'âge, l'état matrimonial, le handicap, le statut d'ancien combattant, l'information génétique ou tout autre statut ou caractéristique protégé par la loi applicable. Tous les candidats qualifiés, y compris ceux qui vivent avec le VIH, sont fortement encouragés à postuler ce poste.

Les candidats intéressés sont priés de transmettre leur dossier de candidature composé exclusivement d’un CV de 4 pages au plus et d’une lettre de motivation de 2 pages au plus, plus une copie de votre diplôme, à l'adresse suivante : Togo.Recruitment@fhi360.org

Pour assurer considération, le sujet de courriel sera en format « Gestionnaire des Operations _NOM Prénom »

NB : Ce recrutement est une position locale ouverte à tous les candidats intéressés de nationalité togolaise ou de toute autre nationalité ayant obtenu une autorisation de travail au Togo.

La date limite de dépôt des candidatures est le dimanche 14 décembre 2025 à 17h00 temps locale. Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

This job posting summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time.

FHI 360 is an equal opportunity and affirmative action employer whereby we do not engage in practices that discriminate against any person employed or seeking employment based on race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national or ethnic origin, age, marital status, physical or mental disability, protected Veteran status, or any other characteristic protected under applicable law.

Our values and commitments to safeguarding: FHI 360 is committed to preventing any type of abuse, exploitation and harassment in our work environments and programs, including sexual abuse, exploitation and harassment. FHI 360 takes steps to safeguard the welfare of everyone who engages with our organization and programs and requires that all personnel, including staff members and volunteers, share this commitment and sign our code of conduct. All offers of employment will be subject to appropriate screening checks, including reference, criminal record and terrorism finance checks. FHI 360 also participates in the Inter-Agency Misconduct Disclosure Scheme (MDS), facilitated by the Steering Committee for Humanitarian Response. In line with the MDS, we will request information from job applicants’ previous employers about any substantiated findings of sexual abuse, exploitation and/or harassment during the applicant’s tenure with previous employers. By applying, job applicants confirm their understanding of these recruitment procedures and consent to these screening checks.

FHI 360 will consider for employment all qualified applicants, including those with criminal histories, in a manner consistent with the requirements of applicable state and local laws.

FHI 360 will never ask you for your career site username or password, and we will never request money, goods or services during the application, recruitment or employment process. If you have questions or concerns about correspondence from us, please email CareerCenterSupport@fhi360.org.

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