Position: Assistant aux Ressources Humaines

Type de poste : National CDD

Superviseur : Gestionnaire Nationale des Ressources Humaines

Sous la supervision du R.H MANAGER, le R.H assistant est chargé d’appuyer le manager de ressources humaines dans les activités quotidiennes du département RH.

Tâches principales

L’ASSISTANT RH Sera Chargé De

Appuis au recrutement et Intégration :

• Appuyer le RH Manager dans la mise en œuvre du processus de recrutement dans le respect de délai et du processus de recrutement de l’organisation
• Rédiger les ébauches des avis de recrutement, à soumettre aux RH Manager pour input.
• Soumettre pour visa des avis de recrutement à l’ONEM, et assurer la diffusion via les canaux référencés par FHI360
• Participer au dépouillement des candidatures des consultants (système de recrutement a ligne)
• Participer au processus de présélection des candidats consultants.
• Faire exécuter le phone screen test aux candidats retenus sur le short list
• Inviter les candidats pour les épreuves écrites et interviews et organiser les logistiques aux tours
• Compléter les différents formulaires Ressources Humaines
• Vérifier les références professionnelles des candidats retenus
• Contacter les candidats retenus et proposer l’offre d’embauche
• Appuyer le RH Manager dans la préparation le contrat de travail
• Envoyer les politiques de l’organisation, le règlement d’ordre intérieur, le TDR, ect au personnel recruté.
• Préparer le plan d’induction de nouveaux staffs à soumettre aux RH Manager
• Participer à l’intégration et induction des nouveaux employés
• Faire la déclaration de mouvements (embauchage, débauchage) à l’inspection de travail.

Suivi Des Dossiers CNSS

• Collecter les dossiers auprès du personnel pour immatriculation des employés auprès de la CNSS.
• Collecter les dossiers exigibles auprès de personnel pour inscription aux allocations familiales auprès de la CNSS
• Faire régulièrement le suivi de dossiers des allocations familiales des employés FHI360 auprès de la CNSS.
• Collecter les documents pour les congés de maternité et les maladies prolonges auprès du personnel, et déclarer l’employé concerne auprès de la CNSS.
• Faire régulièrement la Déclaration d’embauchage et ou débauchage des employés auprès de la CNSS.

Appuyer Dans La Gestion De Contrat De Travail

• Préparer les brouillons des lettres d'offres à remettre aux nouveaux employés.
• Préparer le contrat de travail, ainsi que les avenants au contrat de travail et en faire le suivi avec le RH Manager.
• Préparer les déclarations de mouvement de travailleur à faire viser à l’ONEM ainsi qu’à l’inspection de travail.
• Faire viser le contrat de travail et avenant à l’ONEM, conformément à la législation de travail
• Préparer les notifications de fin de contrat aux staffs.
• Faire le suivi des échéances (début et d'expiration) de contrat de travail de staffs et signaler 15 jours en avance au RH Manager pour une prise de décision.

Archivage Des Dossiers Du Personnel

• Collecter les dossiers auprès du personnel pour archivage électronique sur workday et un classement physique au bureau .
• Suivre et archiver les contrats de tous les staffs nationaux. (archivage physique et électronique).
• Se rassurer que le personnel retourne les documents RH en leur possession
• Partager les documents importants au Manager RH de tout le staff national pour la mise-à-jour régulière des dossiers de personel
• Faire l’archivage électroniques et physique des dossiers du personnel
• Appuyer le RH Manager dans l’archivage des documents relatifs aux différentes taxes (IPR, ONEM, CNSS, INPP, IRL…)

Document Administratif Du Personnel

• Veillez à ce que le dossier de tous les employés soit au grand complet
• Faire le suivi des périodes d’essai et de CDD, veiller à ce que les évaluations de staffs soient faites à temps et assurer la mise à jour des dossiers après la revue.
• Préparer les ordres de mission ainsi que les feuilles de route de staffs.
• Scanning et photocopie de documents RH
• Faire viser les bulletins de paie au staff
• Préparer les attestations de service et tout autre document administratif demandé par le personnel :
• Préparer les certificats de fin de service, à la fin du contrat de travail.
• Participer à l’entretien de sortie de staff fin contrat.
• Travailler ensemble avec le département logistique pour l’élaboration des badges, de tous les staffs.
• Remettre les badges à tous les staffs FHI360

Congés Et Absences

• Suivre les fiches de présence de staffs / time sheet et rappeler les collègues concernes hebdomadairement sur la mise a jour de leurs feuilles des temps
• Effectuer le planning conges de staffs à chaque début de l’année
• Assure le suivi conge de staff dans workday , mais aussi sur un template de sorte à partager à la fin de chaque mois le solde congé à tous les staffs, pour prise de connaissance et accommodation.
• Préparer les lettres de congés y afférentes

Gestion de relation sociale

• Être intermédiaire entre les employés ACTIVA(Société d’assurance) et les employés
• Faire viser le contrat de soins médicaux auprès de l’inspection de travail.

Appuis à la Gestion des Taxes

• Appuyer le RH Manager à procéder aux déclarations des impôts et taxes des travailleurs occasionnels dans les délais légaux.
• Appuyer le RH Manager à classer / archiver les pièces justificatives de différentes taxes (archivage électronique et physique) …

Autres taches RH

• Veuillez à ce que tous les membres du personnel / les nouveaux disposent d’une adresse e-mail professionnelle de l’organisation et d’un moyen d’accès à la communication interne.
• En collaboration avec L’IT, solliciter les adresses e-mail de staffs, et maintenir à jour la liste des e-mails du personnel et faire supprimer les personnels qui ne font plus partie de l’effectif de Fhi360.
• Faire régulièrement la mise à jour de mouvement du personnel (embauche, fin contrat) dans le systeme. De sorte à intégrer régulièrement les nouveaux staffs et à signaler les staffs sortants au RH Manager
• Préparer les contributions RH hebdomadairement et participer de fois aux réunions des départements.
• Préparer quotidiennement toutes les variables à prendre en compte dans l’opération rémunération de staffs, lors de l’élaboration du payroll mensuel,
• Rappeler aux RH manager la situation de tous les journaliers ayant prestés au cours du mois.
• Se rassurer de l’exactitude de toutes les données qui entrent en exergue lors de l’opération de paie.
• Suivi de paiement de prestations des travailleurs journaliers ayant presté le mois.
• Apporter son soutien aux RH manager dans la mise à jour des fiches de postes (description des tâches/job description) et créer une base des données des positions clés pour le programme pays.
• Enfin toute autre tâche liée aux ressources humaines, demandée par la hiérarchie

Ce poste est pour un contrat initial de 6 mois, renouvelable en fonction des performances et de la disponibilité du budget.

Profil Recherché

• Diplôme universitaire (Licence) ou équivalent dans un domaine pertinent.
• Capacité démontrée à travailler de manière hautement indépendante et autonome, tout en communiquant efficacement à sa hiérarchie sur les lacunes et les risques.
• Solides compétences en communication et en développement de relations et capacité à représenter efficacement l’organisation auprès des parties externes.
• Au moins 3 ans d’expériences dans la gestions RH dans une organisation Internationale
• Solides compétences analytiques et techniques, y compris un niveau avancé de maîtrise de Microsoft Excel.
• Succès démontré dans un environnement de travail performant.
• Capacité à gérer les opérations quotidiennes tout en construisant simultanément des systèmes plus robustes et plus efficaces.
• Maîtrise des langues locale de la communauté cible (Swahili) et du Français (niveau avancé, parlé et écrit), Lingala et/ou Anglais sont un atout
• Bonne condition physique et capacité à faire face à des conditions météorologiques ou un terrain difficile

Contenu Du Dossier

• Curriculum vitae à jours reprenant trois personnes de référence
• Lettre de motivation
• Carte ONEM (pour les chômeurs)
• Certificat de fin de service de dernier employeur antérieur ou actuel
• Copie des diplômes

This job posting summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time.

FHI 360 is an equal opportunity and affirmative action employer whereby we do not engage in practices that discriminate against any person employed or seeking employment based on race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national or ethnic origin, age, marital status, physical or mental disability, protected Veteran status, or any other characteristic protected under applicable law.

Our values and commitments to safeguarding: FHI 360 is committed to preventing any type of abuse, exploitation and harassment in our work environments and programs, including sexual abuse, exploitation and harassment. FHI 360 takes steps to safeguard the welfare of everyone who engages with our organization and programs and requires that all personnel, including staff members and volunteers, share this commitment and sign our code of conduct. All offers of employment will be subject to appropriate screening checks, including reference, criminal record and terrorism finance checks. FHI 360 also participates in the Inter-Agency Misconduct Disclosure Scheme (MDS), facilitated by the Steering Committee for Humanitarian Response. In line with the MDS, we will request information from job applicants’ previous employers about any substantiated findings of sexual abuse, exploitation and/or harassment during the applicant’s tenure with previous employers. By applying, job applicants confirm their understanding of these recruitment procedures and consent to these screening checks.

FHI 360 will consider for employment all qualified applicants, including those with criminal histories, in a manner consistent with the requirements of applicable state and local laws.

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