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Transform your impact at one of these organizations

Un.e Responsable Financier et Administratif

Ashoka

Ashoka

Paris, France
Posted on Thursday, June 20, 2024

Description

Position at Ashoka

Vous avez envie de valoriser des initiatives qui changent le monde ? Rejoignez une équipe engagée, avec un fort esprit entrepreneurial, où la créativité et la prise d’initiatives sont clés.
A propos
Ashoka sélectionne et accompagne les entrepreneurs sociaux qui œuvrent à la résolution d’enjeux sociaux et environnementaux dans des domaines tels que l’éducation, la santé, la lutte contre les discriminations, le développement durable, les droits de l’homme.
Les entrepreneurs sociaux qu’Ashoka accompagne, cherchent à transformer profondément les secteurs relevant de l’intérêt général, en faisant changer les mentalités, les logiques de marché, les normes ou les lois. Ils co-construisent leurs solutions avec leurs bénéficiaires, essaiment leur modèle ou cherchent à faire adopter leur solution par les pouvoirs publics. Quel que soit leur modèle d’impact, ils visent un changement à grande échelle.
Au-delà de ce cœur de métier, la vision d’Ashoka est de faire émerger une société d’acteurs de changement, dans laquelle chaque jeune qui grandit développe les attitudes, qualités et compétences qui lui permettent de s’épanouir comme citoyen responsable, autonome, confiant en sa capacité d’agir pour répondre aux enjeux de sociaux et environnementaux, et acteur des mutations de société en cours.
Plus d’informations : https://www.ashoka.org/fr-fr
Missions
L’activité de Ashoka en France est organisée via deux structures :
  • Une association loi 1901 créée en 2004, dont le siège opérationnel est actuellement basé à Montrouge , piloté par une Directrice Générale avec l’aide d’une équipe de 20 personnes. Le budget annuel est d’environ 2,1 M€ (date de clôture : 31 août) ;
  • Un fonds sous égide de la Fondation de France, piloté par un Comité opérationnel (10 administrateurs bénévoles). Le budget annuel est d’environ 700 K€ (date de clôture : 31 décembre).
Ashoka France étant membre du réseau Ashoka créé aux Etats-Unis au début des années 80 (plus de 40 entités dans le monde), un nombre important de flux financiers concerne Ashoka France avec d’autres entités du réseau
En lien avec les équipes finance d’Ashoka Global, le.la salarié.e aura pour mission :
Gestion comptable et financière de l'association Ashoka France :
  • Gérer la comptabilité de l’association sur le logiciel SAGE 50 (1 seul axe analytique à ce jour)
  • Gérer le reporting comptable et extra-comptable, de manière mensuelle, à destination de Ashoka Global et en liaison avec le prestataire comptable au niveau mondial (Oremus) et les équipes Finance monde
  • Gérer les paiements fournisseurs, les notes de frais des salariés, la facturation auprès des mécènes/partenaires, le suivi des paiements effectués via Carte Bleue
  • Gestion administrative du Fundraising (dons mécènes ; encaissements partenaires) dans l’outil Salesforce mis à disposition par Ashoka Global
  • Gérer les encaissements et les paiements avec les bureaux Ashoka à l’international
  • Etablir les comptes annuels de l’association ; organiser le Conseil d’Administration (arrêté des comptes) et l’Assemblée Générale (approbation des comptes)
  • Etablir les comptes « combinés » de l’association et du Fonds Ashoka (à la date du 31 août)
  • Contribuer à la préparation des rapports de gestion, en lien avec l’équipe Communication
  • Contribuer à la mise en place, à l’amélioration et à la gestion des processus financier dont l’implémentation du nouvel outil comptable Netsuite (ORACLE) en lien avec les équipes Finance monde (projet 2024-2025, avec 3 à 5 axes analytiques différents)
  • Suivre la relation avec le partenaire bancaire (mise à jour des délégations bancaires et des moyens de paiement)
  • S’assurer de la bonne conformité avec la règlementation française
  • Pour information : l’association n’est pas fiscalisée
Gestion budgétaire et trésorerie :
  • Gérer la trésorerie au quotidien et anticiper les besoins de trésorerie sur une période de douze mois
  • Faire le suivi hebdomadaire des encaissements à recevoir
  • Contribuer à préparer et suivre le budget annuel, pour l’association Ashoka France et pour Ashoka Global
  • Contribuer à l’élaboration de reporting à destination des mécènes/partenaires et donateurs sur l’utilisation des fonds attribués à Ashoka France
  • Piloter l’activité en lien avec la Directrice Générale et les équipes
  • Reporter trimestriellement l’activité et les risques associés à l’équipe Ashoka Europe
Gestion du contrôle interne :
  • Mettre à jour régulièrement les procédures internes
  • Préparer et mener les entretiens trimestrielles (pour le compte de l’Europe) sur la revue des process Ashoka France (« Health-Check »)
  • Préparer et mener les entretiens (1 à 2 fois par an) avec Ashoka Global sur la revue des process Ashoka France
Gestion juridique et administrative :
  • Accompagner l’équipe dans l’utilisation de notre système CRM, des outils de communication interne, et tout autre outil informatique et être le garant de la mise à jour de ces outils
  • S’assurer de la mise à jour annuelle des administrateurs de l’association auprès de la Préfecture de Paris
  • S’assurer de la mise à jour des obligations juridiques de l’association, et notamment des délégations de pouvoirs
  • Accompagner la personne en support sur la gestion des ressources humaines (respect des échéances de paiement des salaires et des charges sociales ; suivi de l’encaissement des aides de l’état pour certains postes ; contrôle du bon lettrage des comptes sociaux en lien avec le cabinet en charge de l’établissement des paies)
  • Accompagner la personne en support sur les tâches administratives (notamment : commandes fournitures, suivi matériel informatique ; mise à jour des contrats avec les fournisseurs)
Gestion du Fonds Ashoka (sous égide de la Fondation de France) (10 à 15% du temps annuel)
  • Préparer et assurer le suivi des Comités de notre Fonds hébergé à la Fondation de France (une fois par trimestre)
  • Faire le suivi des dons collectés via la Fondation de France (les reçus fiscaux sont émis directement par la Fondation de France)
  • Faire le suivi des bourses attribuées par le Fonds Ashoka, en lien avec la Fondation de France et Ashoka Global
Divers :
  • Participer à la dynamique d’équipe, et aux événements locaux et internationaux de l’organisation (France et Europe principalement).
Pour lui permettre d’assurer sa mission en toute sérénité, le.la salarié.e pourra s’appuyer notamment :
  • Sur l’aide d’un expert-comptable pour l’établissement du bilan et compte de résultat de l’association Ashoka France
  • Sur l’aide pro-bono d’un cabinet d’avocats pour différentes thématiques (fiscal, juridique, social, propriété intellectuelle, …)
  • Sur le contrôle annuel des comptes par un commissaire aux comptes
  • Jusqu’à fin septembre 2024, le.la salarié.e pour s’appuyer sur l’aide d’un apprenti pour effectuer ses missions. Il n’est pas prévu, à ce jour, de renouveler le poste
  • Une base documentaire de référence pour les questions Finance, mis à disposition par Ashoka Global
  • Un guide de procédures financières établi par l’actuel Responsable Financier Ashoka France

Profil
Formation Expérience :
  • Formation supérieure en gestion, 2 à 3 ans d’expérience minimum
  • Expérience en tant que Responsable Administratif et Financier d’au moins 1 an
  • Expérience au sein de l’entité française d’une ONG internationale
  • Connaissance pratique de la gestion des flux financiers intra-groupe et multi devises
Compétences requises :
  • Sens de l’organisation, rigueur, pro-activité et autonomie
  • Excellente gestion du temps et capacités de travail « en multitâche » dans un contexte multiculturel
  • Goût du travail en équipe et bonnes capacités de communication
  • Excellente maîtrise d’Excel ; appétence pour les outils informatiques (type CRM et ERP)
  • Anglais courant (50% des échanges écrit et oraux), niveau B1 du CECRL minimum, niveau B2 du CECRL recommandé.
Conditions
Rémunération : salaire brut/an (hors prime) : entre 36 et 44k€ selon expérience ;
Statut cadre, jours de RTT
Possibilité de télétravail jusqu’à deux jours par semaine
Restaurant d’entreprise sur place + Carte Ticket-Restaurant (8 € valeur faciale)
Remboursement de 50% du Pass Navigo
Lieu : Montrouge,. Un déménagement est prévu au dernier trimestre 2024 pour revenir dans Paris intra-muros.